Accord relatif au traitement des données personnelles

Le présent accord relatif au traitement des données personnelles, ci-après l'« Accord », encadre les traitements de données à caractère personnel réalisés par Studio SIT dans le cadre de la fourniture du service Presenz pour le compte de ses clients.

Il complète les Conditions générales de vente et les Conditions générales d'utilisation du service Presenz.

Cet Accord a notamment pour objet de satisfaire aux exigences de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Le présent Accord est conclu entre :

Dans le cadre des traitements couverts par le présent Accord, le Client détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement des données relatives à ses adhérents et utilisateurs.

Studio SIT traite ces données pour le compte du Client dans le seul cadre nécessaire à la fourniture du service Presenz, sous réserve des traitements pour lesquels Studio SIT agit lui-même en qualité de responsable de traitement, notamment pour sa propre gestion commerciale, administrative, comptable, contractuelle ou de sécurité.

Les termes « donnée à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel » et « autorité de contrôle » ont le sens qui leur est donné par le RGPD.

Dans le présent Accord, les « Données du Client » désignent les données à caractère personnel introduites, importées, enregistrées, générées ou autrement traitées dans Presenz pour le compte du Client.

Studio SIT est autorisé à traiter les Données du Client uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture, l'exploitation, la maintenance, la sécurisation et l'assistance du service Presenz.

Le traitement est réalisé pendant toute la durée de la relation contractuelle entre Studio SIT et le Client, sous réserve des opérations nécessaires après sa cessation pour permettre l'export, la restitution, la suppression ou la conservation temporaire de certaines données lorsque celle-ci est imposée par une obligation légale.

Les opérations susceptibles d'être réalisées comprennent notamment :

• la collecte ;
• l'enregistrement ;
• l'organisation ;
• la structuration ;
• la conservation ;
• la consultation ;
• la modification ;
• le rapprochement ;
• l'exportation ;
• la transmission technique aux prestataires autorisés ;
• l'archivage ;
• et la suppression.

Les finalités principales sont notamment :

• la gestion des adhérents et participants du Client ;
• la gestion des activités et des lieux ;
• la création et la gestion du planning ;
• la gestion des séances ;
• l'enregistrement et la consultation des présences ;
• la gestion des périodes d'essai ;
• le suivi des absences ;
• la gestion des coachs et encadrants ;
• la génération de registres et d'exports ;
• l'administration et la sécurisation de l'espace Presenz du Client.

Les Données du Client peuvent concerner notamment :

• les adhérents du club ou de l'association ;
• les participants aux activités ;
• les personnes effectuant une séance d'essai ou une première visite ;
• les adhérents mineurs ;
• les représentants légaux lorsque leurs données sont communiquées par le Client ;
• les coachs ;
• les encadrants ;
• les responsables du club ;
• les administrateurs et utilisateurs autorisés du compte Presenz du Client.

Selon les fonctionnalités utilisées par le Client, Presenz peut traiter les catégories de données suivantes :

Presenz n'est pas conçu comme un logiciel destiné au stockage de données de santé ou d'autres catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD.

Le Client s'engage en particulier à ne pas utiliser les champs de texte libre ou de notes de Presenz pour enregistrer des informations médicales, des données de santé, des opinions politiques, convictions religieuses, données biométriques, informations relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle, sauf lorsque ce traitement est strictement nécessaire, licite et expressément autorisé par le droit applicable.

Lorsqu'un tel traitement devient nécessaire, le Client est responsable de vérifier sa licéité et d'informer Studio SIT avant d'utiliser Presenz à cette fin lorsqu'une adaptation des mesures de protection est nécessaire.

Studio SIT traite les Données du Client uniquement sur instruction documentée du Client, sauf lorsqu'une disposition légale applicable impose un autre traitement.

Constituent notamment des instructions documentées :

• le présent Accord ;
• les Conditions générales de vente et d'utilisation ;
• la configuration du service effectuée par les utilisateurs autorisés du Client ;
• les opérations réalisées par le Client dans son espace Presenz ;
• les demandes écrites adressées à Studio SIT concernant les Données du Client.

Si Studio SIT considère qu'une instruction du Client constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable en matière de protection des données, Studio SIT en informe le Client dans la mesure permise par la loi.

En sa qualité de responsable du traitement, le Client reste notamment responsable :

• de la licéité des traitements qu'il réalise à l'aide de Presenz ;
• de la détermination d'une base juridique appropriée ;
• de l'information des personnes concernées ;
• de la gestion des droits des personnes concernées ;
• de la pertinence et de la proportionnalité des données qu'il saisit dans Presenz ;
• de l'exactitude des Données du Client ;
• de la gestion des comptes utilisateurs et des habilitations accordées au sein de son organisation ;
• de la suppression des accès devenus inutiles ;
• du respect des obligations spécifiques applicables aux mineurs et, le cas échéant, de l'information de leurs représentants légaux.

Studio SIT s'engage, dans le cadre des traitements réalisés pour le compte du Client, à :

• traiter les données uniquement pour les finalités prévues par le présent Accord et selon les instructions documentées du Client ;
• préserver la confidentialité des données traitées ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation appropriée de confidentialité ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque ;
• assister raisonnablement le Client dans le traitement des demandes d'exercice de droits ;
• assister le Client, dans la mesure du possible, concernant ses obligations relatives à la sécurité, aux violations de données et aux analyses d'impact lorsque celles-ci sont nécessaires ;
• informer le Client lorsqu'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation applicable ;
• mettre à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en qualité de sous-traitant.

Studio SIT prend les mesures appropriées afin que l'accès aux Données du Client soit limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de la fourniture, de la maintenance, du support ou de la sécurité du service.

Toute personne autorisée à accéder à ces données est tenue à une obligation de confidentialité appropriée.

Studio SIT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements réalisés dans Presenz.

Ces mesures comprennent notamment, selon les fonctionnalités concernées :

• l'utilisation de connexions sécurisées pour les échanges avec le service ;
• l'authentification des utilisateurs disposant d'un accès au tableau de bord ;
• une séparation logique des données appartenant aux différentes organisations ;
• des contrôles d'accès fondés sur l'organisation et le rôle de l'utilisateur ;
• des politiques de contrôle d'accès appliquées au niveau de la base de données ;
• une limitation de l'accès aux secrets et identifiants techniques ;
• l'utilisation de jetons techniques adaptés pour les fonctionnalités nécessitant l'association d'appareils ;
• des procédures de mise à jour, de maintenance et de correction du service ;
• des mesures destinées à prévenir les accès non autorisés, l'altération, la perte ou la divulgation des données.

Les mesures de sécurité peuvent évoluer afin de tenir compte de l'état de l'art, des risques identifiés et des évolutions du service.

Le Client autorise de manière générale Studio SIT à recourir à des sous-traitants ultérieurs lorsque ceux-ci sont nécessaires à la fourniture de Presenz.

Studio SIT veille à ce que les sous-traitants concernés soient soumis à des obligations de protection des données appropriées au regard des traitements réalisés.

LWS - Ligne Web Services est notamment utilisé pour la gestion du nom de domaine presenz.fr et certains services associés. Son intervention ne signifie pas nécessairement qu'il traite les données métier confiées par les clubs à Presenz.

En cas d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur susceptible de traiter les Données du Client, Studio SIT en informe le Client dans un délai raisonnable, notamment par le service ou par courrier électronique, afin de permettre au Client de formuler une objection motivée lorsqu'elle est fondée sur des considérations légitimes de protection des données.

Certains prestataires techniques utilisés par Studio SIT peuvent être établis hors de l'Espace économique européen ou faire intervenir des entités situées dans des pays tiers.

Lorsqu'un transfert de données personnelles vers un pays tiers est réalisé et qu'aucune décision d'adéquation applicable ne permet le transfert, Studio SIT veille à ce qu'un mécanisme de transfert reconnu par le RGPD soit utilisé, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne lorsque celles-ci sont applicables.

Le Client reste responsable de la réception et du traitement des demandes d'exercice des droits portant sur les données qu'il traite au moyen de Presenz.

Compte tenu de la nature des traitements, Studio SIT assiste raisonnablement le Client, dans la mesure du possible, afin de lui permettre de répondre aux demandes relatives notamment aux droits :

• d'accès ;
• de rectification ;
• d'effacement ;
• de limitation ;
• d'opposition lorsque ce droit est applicable ;
• et de portabilité lorsque ce droit est applicable.

Lorsqu'une demande concernant des Données du Client est reçue directement par Studio SIT, celui-ci peut transmettre la demande au Client ou inviter la personne concernée à se rapprocher du Client, sauf disposition légale contraire.

Studio SIT informe le Client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation de données à caractère personnel concernant les Données du Client traitées dans le cadre de Presenz.

Cette information comprend, dans la mesure où elles sont disponibles, les informations utiles permettant au Client de respecter ses propres obligations de notification ou de communication prévues par la réglementation applicable.

Studio SIT prend également les mesures raisonnables permettant de limiter les conséquences de l'incident et de remédier à la vulnérabilité ou à la cause identifiée lorsque cela relève de son périmètre.

Lorsque cela est nécessaire au regard des traitements réalisés par le Client et compte tenu des informations dont Studio SIT dispose, Studio SIT apporte au Client une assistance raisonnable pour la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données ou d'une consultation préalable auprès de l'autorité de contrôle.

Pendant l'utilisation de Presenz, le Client dispose des fonctionnalités permettant de consulter, modifier, archiver et, selon les fonctionnalités disponibles, exporter ou supprimer certaines données.

À l'issue de la relation contractuelle, Studio SIT procède, selon les modalités prévues par le service et les instructions applicables, à la suppression ou à la restitution des Données du Client qui ne doivent plus être conservées.

Certaines copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans des systèmes techniques ou de sauvegarde jusqu'à expiration de leurs cycles de conservation, sans être réutilisées à d'autres fins, sauf obligation légale contraire.

Studio SIT met à disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues par le présent Accord et par l'article 28 du RGPD.

Le Client peut demander des informations complémentaires ou, lorsque cela est raisonnablement nécessaire, solliciter un audit relatif aux traitements réalisés pour son compte.

Toute demande d'audit doit être raisonnable, proportionnée, préalablement organisée avec Studio SIT et réalisée de manière à ne pas compromettre la confidentialité, la sécurité des autres clients, les secrets d'affaires ou le fonctionnement du service.

Chaque partie reste responsable du respect des obligations qui lui incombent en vertu du RGPD et des autres dispositions applicables en matière de protection des données.

Le Client demeure notamment responsable des traitements qu'il décide de mettre en œuvre au moyen de Presenz, des données qu'il choisit de collecter et des personnes auxquelles il accorde un accès à son espace.

Les règles contractuelles relatives à la responsabilité des parties sont complétées par les Conditions générales de vente.

En cas de contradiction entre le présent Accord et une autre disposition contractuelle relative au traitement de données personnelles pour le compte du Client, les dispositions du présent Accord prévalent pour les questions relevant spécifiquement de la protection des données personnelles, sauf accord écrit contraire entre les parties.

Le présent Accord s'applique à compter du moment où le Client souscrit, accepte ou utilise Presenz dans le cadre d'une relation contractuelle intégrant le présent Accord.

Il reste applicable aussi longtemps que Studio SIT traite des Données du Client pour le compte de celui-ci.

La simple mise à disposition publique de cette page ne remplace pas, à elle seule, l'intégration du présent Accord à la relation contractuelle avec le Client. Studio SIT peut notamment incorporer cet Accord aux Conditions générales de vente, au processus de souscription, à un devis ou à tout autre document contractuel accepté par le Client.

Pour toute question relative au présent Accord ou aux traitements de données réalisés dans le cadre de Presenz, le Client peut contacter Studio SIT à l'adresse :

contact@presenz.fr

Les personnes concernées par des données gérées par un club au moyen de Presenz sont invitées à contacter en priorité le club concerné, celui-ci agissant en qualité de responsable du traitement pour ces données.

Pour davantage d'informations sur les traitements réalisés directement par Studio SIT, consultez également la Politique de confidentialité.