Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment les données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre du site Presenz.fr et du service logiciel en ligne Presenz.

Presenz est un service SaaS développé, édité, exploité et commercialisé par Studio SIT, activité exercée par Louis LECLERC en qualité d'entrepreneur individuel.

Presenz permet notamment aux clubs, associations et structures utilisatrices de gérer leurs adhérents, leurs activités, leurs lieux, leur planning, leurs séances, leurs encadrants et leurs registres de présence.

La présente politique concerne aussi bien les utilisateurs disposant d'un compte Presenz que, dans certaines situations, les adhérents, participants, encadrants et autres personnes dont les informations sont enregistrées dans Presenz par un club utilisateur.

Le rôle de Studio SIT dépend de la nature du traitement concerné.

Les modalités applicables lorsque Studio SIT agit en qualité de sous-traitant sont précisées dans l' Accord relatif au traitement des données personnelles.

Les données traitées dépendent de la manière dont Presenz est utilisé.

3.1. Données relatives aux utilisateurs Presenz

Lorsqu'une personne crée ou utilise un compte Presenz, les informations suivantes peuvent notamment être traitées :

• prénom et nom ;
• adresse électronique ;
• identifiant technique du compte ;
• club ou organisation d'appartenance ;
• rôle attribué dans le club, par exemple Propriétaire, Administrateur ou Coach ;
• informations nécessaires à l'authentification et à la sécurité du compte ;
• informations relatives aux actions réalisées dans Presenz lorsque leur conservation est nécessaire au fonctionnement ou à la sécurité du service.

3.2. Données relatives aux adhérents et participants

Les clubs utilisant Presenz peuvent enregistrer des informations relatives à leurs adhérents ou participants, notamment :

• prénom ;
• nom ;
• date de naissance ;
• numéro de téléphone ;
• statut au sein du club, notamment Actif, Essai ou Archivé ;
• qualité éventuelle de coach ou d'encadrant ;
• notes éventuellement saisies par le club ;
• historique des présences ;
• informations relatives aux séances auxquelles la personne a participé ;
• informations relatives aux séances qu'elle a éventuellement encadrées.

3.3. Données relatives aux présences

Lorsqu'une présence est enregistrée, Presenz peut notamment traiter :

• l'identité de l'adhérent concerné ;
• la séance concernée ;
• l'activité ;
• le lieu ;
• la date et l'heure de l'enregistrement ;
• la méthode utilisée pour enregistrer la présence, notamment QR, borne ou ajout manuel par un utilisateur autorisé.

Presenz ne nécessite pas de géolocalisation de l'adhérent pour enregistrer une présence.

3.4. Données relatives aux clubs

Le service peut également traiter les informations nécessaires au fonctionnement de l'espace du club, notamment :

• nom du club ;
• logo ;
• activités ;
• lieux ;
• planning et séances ;
• équipe et utilisateurs autorisés ;
• paramètres de fonctionnement et de présence.

3.5. Données techniques

Certaines informations techniques peuvent être automatiquement traitées afin d'assurer le fonctionnement et la sécurité du service, notamment :

• informations relatives à la session utilisateur ;
• identifiants techniques nécessaires à l'authentification ;
• données nécessaires à l'association d'une borne ou d'un appareil ;
• informations techniques nécessaires à la détection d'erreurs et à la sécurisation du service ;
• adresse IP et informations techniques pouvant être enregistrées par les infrastructures d'hébergement et de sécurité.

Les informations peuvent être obtenues de différentes façons.

• directement auprès de l'utilisateur lorsqu'il crée ou utilise son compte Presenz ;
• auprès du club lorsqu'il crée, saisit ou importe ses adhérents ;
• directement auprès d'un participant lorsqu'il utilise la fonction de première visite ;
• lors de l'enregistrement d'une présence par QR, borne ou ajout manuel ;
• automatiquement lors de l'utilisation du service pour les données techniques strictement nécessaires.

Lorsqu'un club importe dans Presenz une liste d'adhérents issue d'un fichier Excel, CSV ou d'un autre format compatible, il demeure responsable de la licéité des données ainsi importées et de l'information des personnes concernées.

Les données peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

• créer et gérer les comptes Presenz ;
• permettre aux utilisateurs autorisés d'accéder à l'espace de leur club ;
• fournir les fonctionnalités du service Presenz ;
• gérer les adhérents, activités, lieux, séances et encadrants ;
• enregistrer et consulter les présences ;
• gérer les périodes d'essai et le suivi des absences selon les paramètres définis par le club ;
• permettre la génération de registres et d'exports ;
• fournir une assistance et un support aux utilisateurs ;
• assurer la sécurité, l'intégrité et la disponibilité du service ;
• prévenir les accès non autorisés, abus ou incidents ;
• gérer la relation contractuelle et commerciale avec les clubs clients ;
• respecter les obligations légales applicables à Studio SIT.

Lorsque Studio SIT agit en qualité de responsable de traitement, les traitements reposent, selon leur nature, sur différentes bases juridiques.

Lorsque Studio SIT agit en qualité de sous-traitant pour un club, Studio SIT ne détermine pas la base juridique utilisée par le club pour traiter les données de ses adhérents.

Il appartient au club, responsable du traitement, d'identifier la base juridique applicable à ses propres traitements et d'informer les personnes concernées.

Les adhérents enregistrés dans Presenz ne sont pas nécessairement des utilisateurs du service disposant d'un compte Presenz.

Un club peut utiliser Presenz pour enregistrer et suivre les informations de ses adhérents sans que ceux-ci aient à créer de compte, à disposer d'un mot de passe ou à installer une application.

Pour ces traitements, le club détermine notamment :

• les personnes qu'il souhaite enregistrer ;
• les données nécessaires ;
• les finalités poursuivies ;
• la base juridique du traitement ;
• la durée de conservation ;
• les utilisateurs autorisés à consulter ces données.

Studio SIT fournit l'infrastructure et les fonctionnalités permettant au club de réaliser ces opérations au moyen de Presenz.

Presenz peut être utilisé par des clubs accueillant des enfants ou des adolescents. Certaines fiches adhérents peuvent donc concerner des personnes mineures.

Le club demeure responsable de la licéité du traitement de ces données et de l'information des personnes concernées ainsi que, lorsque cela est nécessaire, de leurs représentants légaux.

Studio SIT recommande aux clubs de limiter les informations enregistrées aux données réellement nécessaires à leur activité et à la gestion des présences.

Presenz n'est pas conçu comme un logiciel de gestion de dossiers médicaux ou de données sensibles.

Les utilisateurs sont invités à ne pas utiliser les champs libres ou les notes pour enregistrer des catégories particulières de données personnelles, notamment :

• données relatives à la santé ;
• opinions politiques ;
• convictions religieuses ou philosophiques ;
• origine raciale ou ethnique ;
• orientation ou vie sexuelle ;
• données génétiques ou biométriques utilisées pour identifier une personne.

Si un club décide malgré tout de traiter de telles données, il lui appartient de vérifier préalablement que ce traitement est nécessaire, proportionné et juridiquement autorisé.

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leurs droits.

Selon les données concernées, les destinataires peuvent notamment être :

• le propriétaire du club ;
• les administrateurs autorisés ;
• les coachs disposant des droits nécessaires ;
• Studio SIT lorsque cela est nécessaire pour assurer le support, la maintenance, la sécurité ou le fonctionnement du service ;
• les prestataires techniques intervenant pour le compte de Studio SIT dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services.

Studio SIT ne vend pas les données personnelles des utilisateurs ou des adhérents à des tiers.

Presenz repose sur plusieurs prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service.

Studio SIT peut faire évoluer cette liste lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de Presenz.

Les sous-traitants intervenant dans le traitement des données confiées par les clubs sont également précisés dans l' Accord relatif au traitement des données personnelles.

Certains prestataires utilisés pour fournir Presenz sont des sociétés établies hors de l'Espace économique européen ou peuvent recourir à des infrastructures situées dans plusieurs pays.

Lorsque l'utilisation de ces services entraîne un transfert de données vers un pays situé hors de l'Espace économique européen, Studio SIT veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Ces garanties peuvent notamment reposer, selon le prestataire et le transfert concerné, sur une décision d'adéquation, le cadre UE-États-Unis applicable ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Les données ne sont conservées que pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables.

Comptes Presenz

Les informations liées aux comptes sont conservées pendant la durée d'utilisation du service et de la relation avec le club concerné.

Certaines informations peuvent ensuite être conservées pendant une durée supplémentaire lorsqu'une obligation légale, comptable, contractuelle ou la défense des droits de Studio SIT le justifie.

Données des adhérents

La durée de conservation des données des adhérents et des historiques de présence est déterminée par le club, responsable du traitement, en fonction de ses besoins et de ses obligations.

Presenz conserve ces données pendant la durée nécessaire à la fourniture du service selon les instructions du club.

Le passage d'un adhérent au statut Archivé permet de le retirer des listes courantes tout en conservant son historique. L'archivage ne constitue donc pas une suppression de ses données.

Données techniques

Les données techniques et de sécurité sont conservées pendant la durée nécessaire à la prévention des incidents, au diagnostic technique et à la sécurisation du service, selon la nature des données et les paramètres des prestataires concernés.

Demandes de contact et support

Les échanges sont conservés pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis, lorsque cela est nécessaire, pendant une durée permettant le suivi de la relation ou la défense des droits de Studio SIT.

Studio SIT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données traitées au moyen de Presenz.

Ces mesures comprennent notamment, selon les fonctionnalités concernées :

• authentification des utilisateurs disposant d'un compte ;
• gestion des droits selon les rôles attribués ;
• séparation logique des données entre les différents clubs ;
• restrictions d'accès aux données ;
• utilisation de connexions sécurisées ;
• protection des identifiants techniques et secrets nécessaires au service ;
• recours à des prestataires techniques spécialisés ;
• mesures permettant de limiter les accès non autorisés ou abusifs.

Aucune mesure technique ne pouvant garantir un risque nul, Studio SIT veille à maintenir un niveau de sécurité adapté à la nature des données et aux risques identifiés.

Presenz utilise des cookies ou mécanismes de stockage équivalents nécessaires au fonctionnement de l'application.

Ils peuvent notamment servir à :

• maintenir une session authentifiée ;
• assurer la sécurité de l'authentification ;
• associer une borne tablette à un lieu ;
• reconnaître un appareil dans le cadre de certaines fonctionnalités expressément utilisées ;
• mémoriser certaines informations techniques nécessaires au bon fonctionnement de l'interface.

Dans sa configuration actuelle, Presenz n'utilise pas de cookies publicitaires destinés à créer un profil publicitaire des utilisateurs.

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement d'un service demandé par l'utilisateur peuvent être utilisés sans recueil préalable du consentement.

Si Presenz ajoute ultérieurement des outils de mesure d'audience, de publicité ou d'autres traceurs nécessitant un consentement, les utilisateurs disposeront d'un mécanisme permettant d'exprimer leur choix avant leur utilisation lorsque la réglementation l'exige.

Presenz ne met pas en œuvre, pour le compte de Studio SIT, de décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative une personne au sens de l'article 22 du RGPD.

Certaines fonctions peuvent appliquer automatiquement les paramètres définis par le club, par exemple :

• le nombre de séances d'essai ;
• le blocage éventuel d'un nouveau pointage après une limite définie par le club ;
• l'identification d'un adhérent comme absent après un nombre de jours configuré.

Ces fonctionnalités reposent sur des règles déterminées par le club et restent sous son contrôle.

Selon la nature du traitement et sa base juridique, les personnes concernées peuvent disposer notamment des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition lorsque celui-ci est applicable ;
• droit à la portabilité dans les situations prévues par la réglementation ;
• droit de retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Données gérées par votre club

Si votre demande concerne votre fiche adhérent, vos présences, votre période d'essai ou toute autre donnée enregistrée dans Presenz par votre club, vous devez en priorité contacter directement le club concerné.

Le club agit en effet en qualité de responsable de traitement pour ces données. Studio SIT assistera le club lorsque cela est nécessaire pour lui permettre de répondre à votre demande.

Données traitées directement par Studio SIT

Pour les traitements dont Studio SIT est responsable, notamment concernant votre compte Presenz ou la relation avec Studio SIT, vous pouvez exercer vos droits en écrivant à :

contact@presenz.fr

Afin de protéger les données concernées, Studio SIT pourra demander des informations complémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier l'identité du demandeur.

Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Presenz permet à une personne qui ne figure pas encore parmi les adhérents du club d'utiliser une fonction de première visite.

Les informations saisies à cette occasion sont transmises au club afin de créer une fiche adhérent et d'enregistrer, le cas échéant, la présence à la séance concernée.

Le club est responsable du traitement réalisé dans ce contexte. Studio SIT fournit la fonctionnalité technique permettant cette collecte pour son compte.

Une information synthétique relative à la protection des données peut être affichée au moment de cette collecte et renvoyer vers la présente politique pour obtenir davantage d'informations.

Studio SIT peut mettre à jour la présente politique afin de tenir compte notamment des évolutions de Presenz, des prestataires utilisés, des traitements réalisés ou de la réglementation applicable.

La date figurant en haut de cette page correspond à la dernière mise à jour de la politique.

En cas de modification substantielle concernant l'utilisation des données, une information complémentaire pourra être communiquée aux utilisateurs concernés lorsque cela est nécessaire.

Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection des données dans Presenz, vous pouvez contacter Studio SIT à l'adresse :

contact@presenz.fr

Studio SIT
Service Presenz
Louis LECLERC
Entrepreneur individuel
SIRET : 989 334 511 00015

Pour les demandes portant sur des données d'adhérents gérées pour le compte d'un club, il est recommandé de contacter prioritairement le club concerné.